Bestuursberichten
De zomer loopt ten einde. Het was een periode met uitzonderlijk warme dagen, waarin opnieuw veel werd gesproken over klimaatverandering en de gevolgen daarvan. Of we het nu willen of niet, aanpassen aan veranderende omstandigheden lijkt onvermijdelijk. Ook binnen onze vereniging was het de afgelopen maanden soms behoorlijk warm. De discussies liepen geregeld hoog op. Na een intensieve periode hopen we de blik weer vooral op de toekomst te kunnen richten.
Sinds de Algemene Ledenvergadering van mei hebben zich verschillende ontwikkelingen voorgedaan. De twee ICT-ers van DS Ensemble hebben hun werkzaamheden voor de vereniging beëindigd. Daarmee is ook hun ondersteuning van Odoo gestopt. Inmiddels werken wij samen met een externe partij om de continuïteit van het systeem waar wij nu afhankelijk van zijn te waarborgen, in elk geval tot eind 2026.
Ook de Commissie van Vijf heeft haar werkzaamheden beëindigd. Zij voelden zich onvoldoende gesteund.
Voor de functie van penningmeester heeft zich helaas nog geen kandidaat gemeld. Tegelijkertijd realiseren wij ons dat het voeren van een complete financiële administratie voor een vrijwilligersorganisatie een steeds grotere verantwoordelijkheid is geworden. Daarom onderzoeken wij de mogelijkheid om de financiële administratie onder te brengen bij een professioneel administratiekantoor, zodat de continuïteit beter kan worden gewaarborgd.
Daarnaast kampen we al enige tijd met problemen rond het e-mailverkeer van de vereniging. Niet alle berichten van externe afzenders bereiken ons en ook uitgaande e-mails komen niet altijd aan. Samen met een gespecialiseerd bedrijf werken we aan een structurele oplossing. Wij vragen hiervoor uw begrip.
Tijdens de Algemene Ledenvergadering in december zullen wij uitgebreid verantwoording afleggen over de gebeurtenissen en besluiten van het afgelopen jaar.
De afgelopen maanden hebben helaas ook laten zien hoe kwetsbaar een vereniging kan zijn. Discussie hoort bij een democratische vereniging, maar het is belangrijk dat meningen gebaseerd zijn op feiten en dat mensen elkaar rechtstreeks aanspreken. Geruchten, aannames en persoonlijke verwijten dragen niet bij aan oplossingen en zetten de onderlinge verhoudingen onder druk. Uiteindelijk gaat het ons allemaal om hetzelfde: een gezonde vereniging waarin leden, vrijwilligers en bestuur op een respectvolle manier met elkaar samenwerken.
Gelukkig is er ook positief nieuws. Gerben Dijkstra is gestart als nieuwe ledenadministrateur en heeft zijn werkzaamheden voortvarend opgepakt. Daarnaast zijn twee aspirant-bestuursleden begonnen met hun inwerkperiode. Dat geeft vertrouwen voor de toekomst.
De gebeurtenissen van het afgelopen jaar hebben ons bovendien duidelijk gemaakt dat de vereniging haar bestuurlijke organisatie verder moet versterken. Daarom zullen wij de komende periode verschillende maatregelen nemen op het gebied van governance en gegevensbescherming. Zo publiceren wij een verwerkersovereenkomst voor de ledenadministratie, scherpen wij de toepassing van de AVG-regels verder aan en zullen vrijwilligers en functionarissen die toegang hebben tot persoonsgegevens een geheimhoudingsverklaring ondertekenen. Deze maatregelen zijn bedoeld om zorgvuldig met de gegevens van onze leden om te gaan en de verantwoordelijkheden binnen de vereniging helder vast te leggen. Met de redacties van La Bombe Citroën en de website zijn we in overleg om te komen tot een redactiestatuut. Ook dat is nodig om zorgvuldig om te gaan met informatie die namens de club wordt gecommuniceerd.
Ik wens u een mooi najaar toe, met veel plezier tijdens de activiteiten in de regio’s en uiteraard een geslaagd najaarsevenement bij de Veluwse Stoomtrein Maatschappij in Beekbergen.
Gerrit van Hofwegen
Voorzitter
